Free downloads

Viele Projektteams scheitern daran, dass der Einzelne den Überblick verliert und im Vertretungsfall die Arbeit eines Kollegen nicht fortführen kann.
Eine gute Projektdokumentation erleichtert die Kommunikation mit potenziellen Kunden, Vertretern der Fachabteilungen, der Geschäftsleitung oder Branchenvereinigungen. Falls ein Teammitglied wegen anderer Verpflichtungen, Krankheit oder Urlaub nicht anwesend ist, sichert die konsequente Projektdokumentation eine kontinuierliche Weiterarbeit.

Wenn Sie sich für eine elektronische Projektdokumentation entschieden haben, müssen Sie auch alle Dokumente einscannen, die nur in Papierform vorliegen, bspw. Verträge, Angebote und Rechnungen. Legen Sie zuvor im Projektteam genau fest, wer Dokumente erstellen und ändern darf. So schützen Sie die Integrität der Dateien.

Geben Sie eine einheitliche Ordnerstruktur für die Projektdokumentation vor.

Ernennen Sie für jede Projektdokumentation einen Verantwortlichen

Viele Versionen eines Dokuments sind der Feind jeder Projekt-Dokumentation. Zwar wäre es am einfachsten, immer nur die aktuelle Version zu behalten und alle anderen zu löschen. Diese Methode ist aber in der Praxis oft problematisch. Häufig können Sie nämlich einen Vorgang nur anhand der Versionen nachverfolgen.

So müssen Sie bspw. die "alten" Projektstrukturpläne aufheben, um im Projektabschluss Planungsengpässe für kommende Projekte zu identifizieren. Es ist allerdings nicht sinnvoll, alle Diskussionsbeiträge zur Abstimmung eines Papiers für immer zu dokumentieren. Sollten Sie sich in einem Treffen auf eine Version geeinigt haben, können Sie alle anderen Versionen löschen. Benennen Sie für jedes Projekt einen Dokumentations-Verantwortlichen, der nach einem gemeinsamen Beschluss die alten Versionen löscht.

Wählen Sie für Ihre Projektdokumentation ein einheitliches Layout

Geben Sie für die wesentlichen Projektunterlagen wie Sitzungsprotokolle, Statusbericht, Stellungnahmen ein Layout vor. Die Kopf- und Fußzeile der erstellten Projektunterlagen sollten die folgenden Informationen enthalten:

• Titel und Datum (letzte Änderung)
• Autor
• Seitenzahl
• Versionsnummer
• Angesprochener Personenkreis
• Eventuell Vermerk über die Nutzungsrechte
• Hinweis über gewünschte Reaktionen mit Termin

Außerdem erleichtern Sie die Zusammenarbeit, wenn Sie einheitliche Dokumenttitel vorgeben statt verwirrender Abkürzungen. Eine Versionsnummer im Dokumenttitel, beispielsweise das Datum im Format JJMMTT nach dem Dokumentnamen, erleichtern die chronologische Auflistung.